Modul INSTRUMENTE: Functii de Contabilizare

Functiile de contabilizare realizeaza operatia de generare a unor imagini de note contabile aferente informatiilor inregistrate in proGEST, in scopul transferarii lor in baza de date contabile a firmei, gestionata cu un program de contabilitate propriu.

Program de facturare: Imaginea nu este disponibila

Pentru a intelege mai bine acest proces va propunem schema de mai sus din care se poate observa ca:

  • proGEST, pe baza informatiilor din baza de date de gestiune, genereaza un fisier cu imagini de note contabile cu urmatoarele caracteristici:
    • Formatul fisierului si structura notelor contabile sunt impuse de programul de contabilitate utilizat
    • Fisierul poate fi plasat pe un support magnetic oarecare transferat off-line programului de contabilitate, sau se poate genera pe un server accesibil celor 2 aplicatii
  • Elementele care se contabilizeaza si perioada pot fi alese din proGEST, asa cum se va arata in continuare
  • Dupa generarea notelor contabile, proGEST poate marca elementele din baza de date ca fiind contabilizate, pentru a se evita transferul lor repetat in contabilitate.

    • ATENTIE: marcajul de contabilizare nu este conditionat de incarcarea lor efectiva in baza de date de contabilitate. Repetarea operatiei de contabilizare se poate face prin controlul utilizatorului asupra acestui marcaj;

  • Programul de contabilitate preia imaginile notelor contabile si le adauga in baza de date de contabilitate, conform formatului si structurilor proprii.

    • ATENTIE:

    • Aceasta schema de lucru este aplicabila numai pentru programele de contabilitate care au functii de import note contabile, si care precizeaza formatul fisierului de note contabile.
    • Versiunea actuala proGEST contine interfata de comunicare cu programul de contabilitate INFORCE, comercializat de firma INFORCE-ROM SRL.
      La cererea utilizatorilor se pot realiza interfete si cu alte programe de contabilitate.

Controlul Operatiilor care se Contabilizeaza

Aceasta functie permite marcarea / demarcarea elementelor (facturi client/furnizor si incasari clienti) care pot fi contabilizate.

Toate aceste elemente au in structura lor un camp / flag care descrie daca elementul a fost contabilizat sau nu. La adaugarea unei facturi sau a unei incasari noi, proGEST seteaza acest flag pe starea necontabilizat. Dupa o operatie de generare de note contabile, tuturor elementelor considerate li se modifica starea acestui flag in contabilizat.

Starea acestui flag poate fi modificata fortat prin functia proGEST urmatoare.

Program de facturare: Imaginea nu este disponibila

1) Intervalul pentru care se selecteaza elementele ce pot face obiectul contabilizarii se defineste cu ajutorul perechii de aceasta zona (inceput - sfarsit)

Fiecarui element care poate fi contabilizat ii corespund 2 contoare in zona - si 2 butoane in zona - .

Contorul bleu exprima numarul de elemente care se incadreaza in perioada si nu au fost contabilizate.
Cu ajutorul butonului din stanga lui se pot forta flag-urile lor pe starea contabilizat, ele fiind ignorate la o viitoare contabilizare.

Contorul rosu exprima numarul de elemente care se incadreaza in perioada si au fost contabilizate.
Cu ajutorul butonului din stanga lui se pot forta flag-urile lor pe starea necontabilizat, ele fiind considerate la o viitoare contabilizare.

Daca nu exista elemente in starea corespunzatoare (contorul este pe 0), contorul nu mai este afisat, iar butonul asociat lui este dezactivat.

Transformarea starii celor 2 zone, dupa a comanda de stergere a marcajului, se vede in exemplul de mai jos.

Program de facturare: Imaginea nu este disponibila

Contabilizare Operatii

Aceasta functie genereaza efectiv fisierul extern de note contabile.

Program de facturare: Imaginea nu este disponibila

Zonele de culegere date din partea de sus a ecranului permit precizarea unor elemente specifice interfetei cu contabilitatea:

  • Identificarea dosarului de contabilitate,
  • Numerele jurnalelor de vanzari si cumparari,
  • Conturile de TVA (diferite la facturile clienti si cele de furnizori),
  • Perioada contabilizata.

Exista cate 1 buton de comanda a contabilizarii si cate 2 contoare (elemente contabilizate / elemente necontabilizate) pentru fiecare element care poate fi contabilizat. Semnificatia este similara celei descrise la controlul elementelor care se contabilizeaza.

Pasii contabilizarii unui element sunt urmatorii (in aceasta descriere, numerele au rolul de a indica ordinea in care se executa pasii unei contabilizari):

1) Lansarea contabilizarii facturilor de la clienti cu butonul asociat

2) Selectia dispozitivului si directorului in care se va genera fisierul de note contabile

3) Generarea fisierului

4) Terminarea operatiei, marcata de un mesaj de avertizare

5) Inchiderea termometrului, modificarea starii butonului de comanda si reafisarea contoarelor

Sub butonul de comanda se afiseaza si numele complet al fisierului generat, nume care indica perioada si elementul continut (F: facturi clienti, I: incasari, Z: facturi furnizori).

Cu titlu informativ va aratam si structura fisierului generat (va reamintim ca ea corespunde programului de contabilitate INFORCE si va fi diferita in cazul interfetei cu un alt program de contabilitate).

Program de facturare: Imaginea nu este disponibila

Am evidentiat : structura celor trei afectari ale unei note contabile corespunzatoare unei facturi si, prin culori diferite, sursa informatiilor:

  • albastru - informatii care provin din factura,
  • galben - informatii care provin din parametrii operatiei (ecranului) de contabilizare,
  • verde - informatii care provin din datele partenerului (clientului) referit in factura,
  • rosu - cont de venituri asociat liniei de bunuri/servicii din factura, prin nomenclatorul linii de facturi.